Case Study: Digital Transformation
FitHub 24/7 Göteborg
Från traditionellt gym till smart 24/7-anläggning med app-baserad access och automatiserat medlemssystem
Av sekretesskäl använder vi ett annat företagsnamn, men alla siffror och resultat är från ett riktigt projekt.
Resultat efter 14 månaders digital transformation
Utmaningen
Traditionellt gym med höga kostnader och förlorade medlemmar
Ett gym i kris
FitHub Göteborg var ett traditionellt gym med 820 medlemmar fördelat på två anläggningar i centrala Göteborg. Grundat 2015 av Marcus Bergman, tidigare konkurrensidrottare, hade gymmet byggt ett gott rykte för bra utrustning och trevlig personal. Men under 2022-2023 började problemen bli akuta.
Churnen var brutal - 50% per år. Det betydde att hälften av medlemmarna slutade inom 12 månader. Med en ny medlemskostnad på cirka 2 400 SEK (marknadsföring + säljprocess + onboarding) var detta ekonomiskt ohållbart. Gymmet spenderade enorma resurser på att värva nya medlemmar bara för att ersätta de som försvann.
Receptionspersonalen arbetade 68 timmar per vecka (måndag-fredag 06:00-21:00, helger 08:00-16:00) endast för att släppa in medlemmar med fysiska accesskort, hantera bokningar och svara på frågor. Personalkostnaden: cirka 45 000 SEK/månad inklusive sociala avgifter. Trots detta var gymmet stängt 50% av dygnet, vilket gjorde det svårt för skiftarbetare och nattugglor att träna.
Gruppträningspass var kaos. Medlemmar ringde eller kom förbi receptionen för att boka. Bokningar skrevs i en fysisk kalender. 30-40% av bokade platser blev no-shows, vilket frustrerade både tränare och de som stod på väntelistan. Inga automatiska påminnelser skickades ut.
Specialrummen var underutnyttjade. Gymmet hade investerat i tre specialrum - spinning-studio (20 cyklar), yoga/pilates-rum och ett funktionellt träningsrum med boxningssäck, kettlebells och TRX. Men utan ett bokningssystem blev rummen ofta blockerade av enskilda personer som tränade där i timmar, eller stod helt tomma medan medlemmar inte visste att de var lediga.
PT-tjänsterna var ineffektiva. Gymmet hade fyra personliga tränare som arbetade på provision. Men bokningssystemet var helt manuellt - medlemmar ringde eller kom förbi, och receptionisten försökte koordinera med tränarna via SMS. 60% av intresserade medlemmar gav upp i bokningsprocessen. PT-intäkterna var endast 28 000 SEK/månad trots stor potential.
Kommunikationen med medlemmar var obefintlig. Gymmet hade ingen bra kanal för att nå ut. Facebook-gruppen hade 240 medlemmar (av 820), e-postlistor var föråldrade, och uppslag i receptionen sågs av få. När gymmet ändrade öppettider eller introducerade nya tjänster nådde informationen inte fram.
Det finansiella läget var alarmerande. Med en genomsnittlig medlemsavgift på 399 SEK/månad genererade gymmet cirka 327 000 SEK i månatliga intäkter. Men efter lokalhyra (140 000 SEK), personal (85 000 SEK), marknadsföring (35 000 SEK) och övriga kostnader var marginalen minimal - endast 15 000-20 000 SEK/månad. Marcus visste att något måste förändras radikalt.
Försöken innan Viharnis
Patchwork-lösningar som inte fungerade
FitHub hade försökt lösa problemen på egen hand. Marcus köpte ett "billigt" bokningssystem online för 1 200 SEK/månad, men det integrerade inte med medlemsregistret, hade ingen app, och var så krångligt att både personal och medlemmar hatade det. Efter tre månader övergavs det.
De testade elektroniska accesskort från ett säkerhetsföretag, men systemet krävde dyra kortläsare (85 000 SEK installation), varje förlorat kort kostade 350 SEK att återutfärda, och det fungerade inte alls för rumsbokningar. Projektet lades på is efter att ha spenderat 140 000 SEK utan resultat.
Marcus anställde en "digital konsult" som lovade att lösa allt för 45 000 SEK. Resultatet blev en halvfärdig WordPress-sida med ett plugin som kraschade varje vecka. Inget fungerade tillsammans - medlemssystemet, bokningar och access var tre separata system som inte pratade med varandra.
Efter 18 månader av misslyckade försök och 350 000 SEK i slösade investeringar var Marcus nära att ge upp. "Jag förstod att vi behövde professionell hjälp - någon som verkligen förstod både tekniken och gymbranschen. Då hittade jag Viharnis."
Lösningen - Del 1
24/7 Access och Mobilapp
Integrerad digital plattform
Viharnis genomförde en grundlig analys av FitHubs verksamhet under två veckor. Diagnosen var tydlig: gymmet behövde inte "lappa och laga" - de behövde en komplett digital transformation som eliminerade manuella processer, öppnade för 24/7-drift och skapade värde för medlemmarna.
Vi designade en integrerad plattform med sex kärnkomponenter, alla synkroniserade i realtid: mobilapp för medlemmar, backend-system för medlemshantering, app-baserad access, automatiskt bokningssystem, PT-bokningsverktyg, och analysverktyg.
24/7 Access via BLE-teknologi
Vi byggde native mobilappar (iOS och Android) i React Native. Appen blev medlemmarnas centrala nav för allt: access, bokningar, betalning, kommunikation.
Vi installerade Bluetooth Low Energy (BLE) -lås vid alla ingångar och specialrum. Varje lås kostade endast 2 400 SEK (totalt 19 200 SEK för 8 dörrar). Medlemmarnas smartphones blev deras accesskort.
Så fungerar det: Medlem närmar sig dörren → Appen upptäcker BLE-låset automatiskt → Medlem klickar "Lås upp" → Backend verifierar aktivt medlemskap → Dörren låses upp i 5 sekunder → All access loggas (vem, när, vilken dörr).
Säkerhet och backup: Medlemmar får ett 6-siffrigt PIN-kod för manuell upplåsning vid tekniska problem. Marcus har en admin-app som kan fjärrlåsa upp för nödsituationer. Systemet spårar hur många som är inne samtidigt för brandskydd.
Lösningen - Del 2
Rumsbokningar och Gruppträningar
Smart bokningssystem
De tre specialrummen (spinning, yoga, funktionell) blev bokningsbara i appen. Medlemmar ser realtidsschema, kan boka 45-minuters slots (max 2 dagar framåt), och får automatisk access till rätt rum under bokad tid. BLE-låsen släpper endast in vid aktiv bokning.
Anti-no-show-system: Vi implementerade ett smart poängsystem. Ny medlem får 10 "kredit-poäng". Genomförd bokning = +1 poäng. No-show = -3 poäng. Vid 0 poäng = måste vänta 1 vecka innan nästa bokning. Detta reducerade no-shows från 38% till 4%.
Gruppträningsbokningar
Tränare kan skapa grupppass (spin, yoga, HIIT) direkt i tränare-appen med platsantal och beskrivning. Medlemmar ser schemat och bokar via appen. Automatiska påminnelser skickas 24h och 1h innan. Väntelistefunktion flyttar upp medlemmar automatiskt vid avbokningar.
Kapacitetsspårning: Systemet begränsar access när max antal personer är inne (brandskydd). Vid spinning-pass släpps endast de som har bokat in. Övriga medlemmar kan fortfarande använda huvudgymmet.
Lösningen - Del 3
PT-bokningar och Automatisering
PT-system och medlemskommunikation
Varje personlig tränare fick sin egen profil med bild, specialitet, recensioner och kalender. Medlemmar kan bläddra bland tränare, läsa omdömen och boka direkt utan att prata med någon. Tränare sätter själva sin tillgänglighet i sin app.
Automatisk betalning: PT-session (599 SEK/60 min) dras automatiskt från medlemmens betalkort 24h efter genomfört pass. Tränare får 65% (390 SEK), gymmet 35% (209 SEK). Utbetalning sker automatiskt varje månad via Stripe Connect.
Recensionssystem: Efter varje PT-pass får medlemmen en push-notis att recensera tränaren (1-5 stjärnor + kommentar). Högt rankade tränare visas först i appen.
Medlemskommunikation och Analytics
Marcus kan nu skicka push-notiser till alla eller utvalda grupper. Öppningsgrad: 89% (jämfört med 22% på e-post). Nyregistrering sker helt i appen med BankID-verifiering och Stripe-betalning. Medlemsavgift dras automatiskt varje månad.
Admin-dashboard: Marcus fick realtidsinsikter om aktiva medlemmar, genomsnittliga besök, top besökstider, rumsutnyttjande, PT-intäkter, och churn-prediktion (ML-modell som flaggar medlemmar med risk för uppsägning).
Retention-automation: När en medlem inte besökt gymmet på 14 dagar får de automatiskt en push-notis: "Vi saknar dig! Boka en gratis PT-session för att komma igång igen." Detta reducerade inaktivitetschurn med 34%.
Implementering
Steg-för-steg lansering över 14 månader
Fasad lansering minimerade risk
Månad 1-2: Discovery och Design
Vi gjorde fullständig kravspecifikation tillsammans med Marcus och personalen.
Vi ritade upp alla user flows, designade UI/UX i Figma, och fick godkännande
innan en rad kod skrevs. Medlemmar involverades i testfokusgrupper.
Månad 3-4: MVP-lansering (Access-appen)
Vi lanserade version 1.0 med endast grundfunktioner: access till huvudingångar,
medlemsprofil, betalning. 50 "early adopters" testade i 3 veckor medan receptionen
fortfarande var bemannad. Vi fixade 23 buggar baserat på feedback.
Den stora utmaningen: Få medlemmar att ladda ner appen. Många äldre medlemmar (50+) var skeptiska. Vi körde intensiv kampanj: personalen hjälpte alla installera, gratis smoothie till de första 200, och enkla instruktionsvideor. Efter 8 veckor hade 89% laddat ner appen.
Månad 5-7: 24/7-övergång och Rumsbokningar
När 90% av medlemmarna var aktiva tog vi bort receptionspersonalen och övergick
till bemannad service endast 08:00-11:00 vardagar (14 tim/vecka istället
för 68). Besparingen: 31 000 SEK/månad.
Rumsbokningssystemet blev omedelbart populärt. Spinning-studion gick från 12 besök/vecka till 78 bokade sessioner/vecka. Yoga-rummet utnyttjades 6x mer.
Månad 8-14: Gruppträningar, PT-system och Optimering
Gruppträningsdeltagandet exploderade från 140 besök/vecka till 358. PT-bokningarna
ökade från 47 sessioner/månad till 156. Vi la till ML-baserad retention-modell
och integrerade Instagram. Marcus rullade ut systemet på den andra anläggningen.
Teknisk stack: React Native, Node.js + Express, PostgreSQL, Redis, AWS, Stripe, Firebase, BLE-lås från Parakey.
Resultat - Ekonomi
Dramatisk förbättring av lönsamheten
+890k SEK årlig vinst
Churn reducerad från 50% till 31% per år - en minskning på 38%. FitHub behåller 156 fler medlemmar per år. Vid en livstidsvärde (LTV) på cirka 9 600 SEK per medlem genererar detta 1 497 600 SEK i extra intäkter över två år.
Personalkostnader ner 69% - från 85 000 SEK/månad till 26 000 SEK/månad. Årlig besparing: 708 000 SEK.
PT-intäkter upp 234% - från 28 000 SEK/månad till 93 500 SEK/månad. Det enkla bokningssystemet gjorde att fler medlemmar vågade testa personlig träning. Årlig ökning: 786 000 SEK.
Marknadsföringskostnader ner 40% - från 35 000 SEK/månad till 21 000 SEK/månad. Lägre churn betyder mindre behov av konstant nyrekrytering. Årlig besparing: 168 000 SEK.
Totalt resultat: FitHub gick från 15 000-20 000 SEK/månad i vinst till 94 000 SEK/månad - en ökning på 74 000-79 000 SEK per månad (890 000 SEK per år). ROI på investeringen (412 000 SEK) uppnåddes efter endast 5 månader.
Resultat - Medlemsupplevelse
Nöjdare medlemmar och bättre service
4.7/5 medlemsnöjdhet
24/7-tillgänglighet utan extra kostnad. Före transformationen var gymmet öppet 82 timmar/vecka. Nu är det tillgängligt 168 timmar/vecka - en ökning på 105%. Besök mellan 22:00-06:00 står nu för 18% av all gymtrafik.
Gruppträningsdeltagande upp 156%. Från 140 besök/vecka till 358. De populäraste passen är tidig morgon-spinning (06:30) och kvällsyoga (19:30) - båda hade varit omöjliga med den gamla bemanningen.
Rumsutnyttjande upp 340%. Spinning-studion används nu 41 timmar/vecka (mot 12 tidigare). Yoga-rummet 23 timmar/vecka (mot 4). Investeringen i lokaler genererar äntligen avkastning.
No-show-rate för bokningar ner från 38% till 4%. Automatiska påminnelser och poängsystemet gjorde medlemmar mer ansvarsfulla.
Medlemsnöjdhet upp till 4.7/5 stjärnor (från 3.8/5). Net Promoter Score: +67 (excellent range). App-rating: 4.9/5 på iOS, 4.8/5 på Android med 340 recensioner. Vanliga kommentarer: "Bästa gym-appen jag testat", "Så smidigt att boka spinning-cykel".
Genomsnittliga besök per medlem upp 31% - från 7.2 besök/månad till 9.4. Enkel access och bokningssystem gjorde att medlemmar tränade mer.
"Jag var skeptisk till 'ännu en app' och rädd för att tappa den personliga kontakten. Men förvandlingen har varit fantastisk. Vi har inte tappat det personliga - vi har bara tagit bort det som var onödigt krångligt. Nu kan jag fokusera på det jag brinner för - att hjälpa människor bli starkare och hälsosammare - istället för att sitta i receptionen och dela ut accesskort. Vinsten har nästan sexdubblats och medlemmarna är gladare än någonsin. Bästa investeringen jag gjort."
Långsiktiga effekter
18 månader senare - fortsatt expansion
FitHub har nu 1 840 medlemmar över två anläggningar (ökning från 820). Den månatliga vinsten är 127 000 SEK (från 15 000-20 000 SEK). Marcus har anställt en heltid-COO för att hantera expansionen.
Planerad expansion: Marcus har förhandlat om en tredje anläggning i Mölndal (öppnar Q2 2026). Denna kommer lanseras som "digital-first" från dag 1 - ingen fysisk reception alls, endast en servicedisk bemannad 4 timmar/vecka.
Premium-tjänster: Baserat på medlemsdata lanserade FitHub en "Premium"-nivå (599 SEK/månad) med förtur till bokningar, gratis PT-session/månad, och tillgång till VIP-lounges med sauna och massage. 127 medlemmar uppgraderade första månaden.
Ny intäktsström: Marcus lanserade "FitHub Virtual" - en streaming-tjänst (149 SEK/månad) där medlemmar kan följa gruppträningspass hemifrån. Detta genererar nu 67 000 SEK/månad från 450 digitala medlemmar, med marginalkostnad nära noll.
Lärdomar
Nyckelfaktorer för framgång
1. Tänk helhetsintegration, inte patchwork
Marcus tidigare misstag var att försöka sy ihop separata lösningar. Viharnis byggde en plattform där allt är synkroniserat realtid. En förändring (t.ex. uppsägning) reflekteras omedelbart överallt (access stängs, bokningar avbryts, betalningar stannar).
2. Involvera användare från start
Vi involverade medlemmar i design-fasen. Två fokusgrupper (16 medlemmar) testade wireframes och gav feedback som drastiskt förbättrade UX. Detta skapade också "champions" som spred positiv word-of-mouth vid lansering. Adoption-rate blev 89%.
3. Fasad implementation minskar risk
Vi lanserade inte allt på en gång. Vi startade med MVP (access), stabiliserade, sedan lade till bokningar, sedan PT-system. Varje fas testades grundligt innan nästa påbörjades. Detta undvek den klassiska "big bang"-fällan.
4. Data är guld för retention
Genom att spåra besöksmönster kunde vi identifiera medlemmar i riskzonen för churn och agera proaktivt. En simpel push-notis ("Vi saknar dig!") efter 14 dagars inaktivitet fick 23% att återvända. Detta är omöjligt utan datadrivet system.
5. Säkerhet och backup är icke-förhandlingsbart
Vi designade systemet med redundans. Om BLE-låsen krånglar finns PIN-kod. Om internet är nere finns offline-mode i appen. Om betalning misslyckas finns 3 automatiska försök. Detta skapade förtroende hos både Marcus och medlemmarna.
Vill ni transformera ert gym eller träningsanläggning digitalt?
Vi hjälper er bygga moderna lösningar för 24/7-drift, smarta bokningar och automatiserad medlemshantering